Terminologieverwaltung mit einer Excel-Tabelle – Vor- und Nachteile

Ein typisches Beispiel

Eine Firma benötigt ab und an Übersetzungen und würde am liebsten eine einheitliche Terminologie verwenden. Ein Mitarbeiter der technischen Dokumentation erstellt eine Excel-Tabelle mit Terminologie (d.h. mit Begriffen und deren Übersetzung) und verteilt diese nach Bedarf an seine Kollegen.

Vorteile

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Das Erstellen in Excel ist relativ einfach.
• Jeder kennt diese Software und ein paar Begriffe sind schnell eingegeben.
• Wenn diese Datei verschickt wird, kommt jeder Empfänger auch damit zurecht.

Die Nachteile werden allerdings auch schnell sichtbar.

Nachteil – keine zentrale Verwaltung

Je öfters die Excel-Tabelle verschickt wird, desto größer ist das Risiko, dass neue Begriffe in einer der Kopien hinzugefügt werden. Wenn mehrere Mitarbeiter Begriffe in ihrer Kopie hinzufügen, kommt es schnell zu einem Durcheinander und keiner weiß, welche Version die aktuelle ist. Diese verschiedenen Einträge können sich auch leicht widersprechen, da Mitarbeiter nichts von den Einträgen der anderen Kollegen wissen. Jeder kocht sein eigenes Süppchen.

Somit besteht auch keine zentrale Verwaltung. Niemand weiß, welche Kopie die vollständigste und aktuellste Version der Excel-Tabelle ist.

Nachteil - Keine zusätzlichen Informationen

In einer Excel-Tabelle werden normalerweise keine zusätzlichen Informationen eingegeben. Folgende Informationen sind äußerst wichtig:

• Wer hat den Eintrag erstellt?
• Wo stammt der Eintrag her (Quellenangabe)? Der Kontext kann sehr wichtig sein um einen Begriff zu verstehen.
• Gibt es ein Bild zu diesem Begriff? Oft sagt ein Bild mehr als 1000 Wörter.

All diese Informationen werden nicht in der Excel-Tabelle erfasst.

Nachteil - Keine Rückverfolgbarkeit

Wenn der vorhandene Eintrag einem Mitarbeiter nicht gefällt, wird der Begriff einfach ersetzt. Eine solche Änderung ist nicht rückverfolgbar. Es ist quasi unmöglich herauszufinden, wer was geändert hat (berechtigter oder unberechtigter Weise). Die alte Version des Eintrags ist „verloren“.

Eine bessere Alternative zur Excel-Tabelle

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